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' k! W0 A; r1 L! F% Z0 J- Y& U9 _mso-font-kerning:0pt">2012 6 K5 l+ x0 ~; A$ k" L/ K& V
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 2 s3 m b+ E7 B
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/ |7 W5 P8 R5 `' \8 `; z: r! F- Ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容0 r7 b+ n3 D! o# a1 ^
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
+ a( B; N! M4 O8 x9 i2 x: _: P4 ]( R& }
) w" h! Z6 m/ ?3 jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。8 _/ o* b) z0 [& G' L0 _5 Y4 c6 Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 V8 y9 I9 g2 o+ v' C g
7 Y$ G& _+ u, h A7 }: q, \/ y$ T
mso-font-kerning:0pt">1. : W. T/ Z# u/ K( _# I! P) z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 3 a; [0 r. t9 ]! v! B+ G% Q
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mso-font-kerning:0pt">2. / A! K( B7 e2 `7 U1 H( ]
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 z- t* T, a O5 j' Z& _+ V, n
5 \. V3 m, \5 I3 }& ]2 x1 H+ F) zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。) n% R1 u' k" z# p7 L- C4 O Bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 G8 ?/ w$ B; I1 z+ u: z
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; @. v" K- e8 e! _0 y% Q' h2 vmso-font-kerning:0pt">1. . ~5 ]* `. W, d* E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 + w D. u( Z0 d$ L
6 H7 q2 f1 q( ^% D6 g) \9 \' v$ M5 M; q9 T5 a( a. E6 M" n) Qmso-font-kerning:0pt">2. 1 u: i, X0 a- n. w
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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% [2 K: r- x- a) A' ~mso-font-kerning:0pt">3. " G1 f4 X L5 h' \6 `) M0 ]/ P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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2 Z' u3 G; X- L# [# @' n" r! Lfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
5 G& c/ \: J% d9 Wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。$ }4 v' O$ G7 I" y! q8 X7 Z5 K
mso-font-kerning:0pt"> 3 d6 K4 a- z" M
4 K) M. p* d; z- K8 `* j ^: R+ v+ B; E! f4 bmso-font-kerning:0pt">1. ! `& D" l, [) ]宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 8 e3 X' V. _- b# h/ c# W
; ]; H( S% `4 ^0 u( @0 t$ S
( ?. S$ c7 U: J& q8 K
mso-font-kerning:0pt">2. . T8 l$ q2 G6 y+ E0 m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
4 B' {9 m2 Q- `) u# \/ X* Y# b
/ ?4 b% ]1 u6 R3 i2 X% `: }) O" L: ~mso-font-kerning:0pt">3. 4 `2 H" A+ F2 n/ \1 j( l; @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 % J3 q% s% X$ w. }$ Q9 d
5 U' H" M$ r% R4 l
# d5 z; X; }. }8 j- ?( Emso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。0 Q% S8 a4 A9 C) S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 y3 \( k' Z. `. f, Q3 D" f* n; M1 H$ a0 c; _1 Q- W
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mso-font-kerning:0pt">1. : e1 `) t! C/ {2 w8 Y; p
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 7 E3 o7 ^' g/ o3 S- S3 J
. V5 O4 N! d# y' \- u+ q* v3 _* p( n7 j. U$ u: o& hmso-font-kerning:0pt">2. ( u4 L) j/ m) M* y% F- _. y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ) t( ~5 Y5 f; Z' w P" E
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+ M& ]* H3 y( o& a% rmso-font-kerning:0pt">3. & q' z7 ^6 R: D3 O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 & f, m9 `. }6 }( L4 d% C& m- }: s
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3 p+ H* _$ b7 [, T2 v. omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。) `7 [2 V) Q+ d$ ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 B7 u7 b/ F7 L1 O
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mso-font-kerning:0pt"> 0 b- f4 p7 b) v1 g宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 _6 @! a t$ J' d; _
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9 k. C0 o: K6 |4 G. ?, kfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考' x& k, r& ~8 |1 s, s6 I2 O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 b; ^. c' o' K R5 f; b; a& b1 V" P# @ |0 O }: N
* }, C8 X9 Y) g6 t: q12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
0 ]% g; L$ [: a, g0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
- a: \# b0 P' g' R1 e( ?( N
, C* L3 y3 d, r8 r" ~- A% r! k) G7 ]8 ~# T: B) }color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:5 `% z% J* M" a
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 * h( ~1 U9 i2 G# m! scolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
" n. ]! h6 k7 o" s) I& `. Q4 ]AR-SA">） | 
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