一段：发通知8 v: l) g( Z! @- w
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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( E. {$ D2 |) E' R二段：抓落实4 i3 f A, D2 F* X6 C
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到( [' p: _6 [8 C. W! G
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三段：重检查8 ~8 A% D8 p, w! ~
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
. N! v3 _: A2 Z) H' F6 s+ }" d发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备3 w1 X) H4 n- k( O
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）/ g5 \) R2 _: I4 Q( o4 T
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六段：做记录3 ~, ~# e' E8 x3 C8 \
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）1 }" W. H& G( B
( X2 v7 Q1 U& y1 M, r0 M七段：发记录
9 r# u+ b# G% m' _: D8 \1 w会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
' Z+ k6 y+ T# {0 U% Z. B! p$ @! v. z/ L, N
八段：定责任( c' ]/ I1 O6 G
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理$ y" b7 W! P d) R
' U0 y# d3 L4 M' x8 B, P0 r九段：做流程
% y0 y5 d! Q2 x# K5 S把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系/ Z; \# e7 I2 R) z {! a
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