会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。
5 W6 E8 w6 K# s; N8 n 笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:$ n" {3 _6 ]! T$ O1 q5 W% S
. k6 Q6 A8 h S$ ]& H. Q6 H0 \
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。* o6 j4 X9 \( u* G" }
3 ^2 E' ^5 y' \, M) L% r7 A O
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。1 g ]* K9 l3 O) j+ v d2 l
6 x* F( M2 H) G% u* e
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。' c6 s8 W6 M& ~6 k; z. g4 e% F
$ q; n1 v( i( t+ O2 u/ @
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。; N6 T; t+ r/ k2 M0 C) `
$ y* _) j4 r e! a
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
5 G6 D, u' Q; @; h6 Q
, [" G, H8 d% W5 U 为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:$ P Q5 j6 u) z% [% V) q
$ \, x# r! Q# d! j+ U9 a! G
1 T# O/ x; }! U. E* r
|