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办公室秘书的电话礼仪有哪些?) o7 F2 G! j" ~
5 w- r0 a1 N6 e& \ ?# \/ F老秘观点:
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 # o3 c; H3 D8 {+ \/ R# m* Y
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
2 X0 s# M( W% u5 n* _/ F; i8 _ ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
3 `. U' b7 ~1 P ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。. w, L; y) a! L& X1 S/ }! R
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
3 ~4 Z2 P, S& r4 C* ?, \/ ?* k$ X6 _ ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
7 G% t u8 ^- D9 G% ~% A ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 7 M1 v. P" ?1 y& l* ^) p0 G
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" + A0 S0 O$ J g; N
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