职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 7 w. b% y6 z4 o# _# O) H
; ?" g& o. Z. G+ z* {& U9 I
一、秘书的职能
8 }0 }" J7 z# F) E& w& Y! I 1.辅助决策
. V" F! c3 r; Z+ y4 @- J% g8 m, B1 h) P v9 n) z
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
6 ^2 h8 w# |9 X
' P: U" k" R) j （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
. R8 X+ Z& G1 @: r2 y X+ G$ v
! j4 n& G3 ^6 N/ t9 J9 D 辅助内容的综合性
8 g3 e7 _; L$ ?
# d# F$ b _! A$ k; @( K" s 辅助时间的经常性 : S/ \+ p) N( v- D. s! F9 c& l
3 ^( X% t; N) d* t- p* C, y$ P
辅助环节的全过程性 ~$ {( c, ?8 a( u
V# ~: B! y4 ? （3）、辅助决策的原则
. } N7 X: {& z9 | I8 ^; K; C! `. A3 n+ |& P8 o" h& \ j' {
超前原则
6 X! Q8 K$ q2 { R( P9 M% b* H* F7 W
& F5 L9 l% @% h: j: `# Y* Y 定位原则 * i/ l1 F4 l" [
: u' d# s3 i( \3 v! s5 l( ^ 信息原则
: M+ I0 L6 R& B D, C% {2 ?5 A8 u7 i
谏诤原则 + v5 t8 S- ]1 y2 K2 Y
( r! v; O/ h$ }" D5 T8 L （4）、辅助决策的过程 ) ]/ z: y" Y/ _% \0 @2 O. Y
# F7 I, k$ M8 R7 ?: R' E1 [4 E 协助领导确定目标
+ @7 O2 E% g& G! t5 ]; {, A% v8 \: d
/ m' Y# T* |! U% H8 g' X" q- [$ x$ h 协助领导设计方案 9 X+ n, Y/ C/ g6 W7 ]5 {4 q% p
$ {- f) c0 d' Q9 H 协助领导评优选优 Y/ ]+ D- u, G& e# P; x; u
9 K/ w( V0 y' G
协助领导实施反馈
: O8 t# i& p0 P9 I5 P0 B8 ~
4 ^' n% @5 U5 V# I z) Z; z 2、协调关系
! a5 O, n6 h5 f0 N) L/ s- {/ n( G4 u% D& ~. }) r; J
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 / m" i) L. U M8 m4 \. |1 z
& v3 `! |$ P! [$ e' Q0 K, z p （2）、协调关系的特征
8 u" X5 I, @8 [6 L, a; E0 d% ?, [" `# o3 W q9 I/ _& _
从属性
7 w' O# E6 p2 K* |( t
0 |- a, Q" {% a4 [4 l" Z 广泛性
~# Y5 z6 s% w; n6 B8 I, X5 S) V; \8 _: ~9 N. y0 g
间接性 1 D8 j A# D. A3 E: e! _
! i9 g. s, i! S8 |2 G （3）、协调关系的原则
7 |7 w8 Y5 R/ q6 E- o. y$ U" L5 U/ a) |8 F+ N6 _% G
政策指导 " R+ T7 B4 B! ^: e& l! z
' H3 G' E L- g 客观公正 , ]. B% C9 J8 S. s
! c( O" g! d2 K& N! P
平等协商 ( \6 x/ A6 a0 X+ u/ \ X
5 h% I) }, a0 L! S4 K' h# W
注重整体 3 }/ G( }; O" E, S9 ~
$ A$ {4 Y7 B' w7 K+ }; d6 f
灵活适度 $ p& h0 ~1 v, e) s
% W, U. z% k) j1 V7 q
（4）、协调关系的过程 8 ~+ W7 u4 E6 J' N2 ]7 y& i
- F, X, E S, I' L: o, T 摸清情况
2 J- @( W9 h6 }7 E/ O
, {9 b$ l& k& l 找出症结
5 n0 Y! ], h* g$ K6 f* i4 X6 }" z' c) t: p# ^
恰当协调
- J' D$ d" J* u6 Z) p* n, a6 N& b: l1 e: c& J' s
督促落实
5 f' p0 S6 y6 G4 G1 j- o! b& C8 C* o0 Z- p% z w$ A% z1 d
检查反馈
$ E. P; J- Q5 C( s1 N. O. i! I/ [3 D- J, i) z$ @/ [5 e+ j, w
3、处理信息 . J, k2 y. j2 S9 X1 w" @
y. ]1 w& b3 t% ^" s; \2 Q （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 5 G0 s+ f' @$ l P
$ b1 K3 {& Z6 G6 J$ J/ E! `- C9 m- B （2）、处理信息的原则 0 \' v% A& L0 X1 _ i) y5 s+ j; r
# }0 t3 ]& w6 R# G. d7 z* S4 p 及时性原则
' C) {/ Y# H" f8 D' T1 G2 h
$ N B3 i9 u( p+ u; s* j z 保真性原则
: `$ E- p1 t: z. l. v7 i
6 h/ l% H) j9 D9 U. ~- \ 适用性原则
: R8 j4 T# i' M4 c
- K% E" p( p0 g, R7 I 预测性原则 ) u8 d" Q5 f) B# @/ I! @
! I0 _& D! g6 c （3）、处理信息的内容 ( S* K% w) n5 P- Q1 O; U
! M7 L( ?: T q* W" r
历史信息 9 J7 O# z7 N' b; e* p
v( S: E: m3 G t9 k/ r+ c! ^
上级信息 4 C, W5 D# m! T/ G
! A( G: N' n: K3 W6 d
内部信息
8 S9 p8 ^. O, I( n9 s7 \* V/ t+ _* Y6 z( M8 d5 _
公众信息
m4 a& C- c* z: ]
& ^" M2 g2 f) ]. A% o* @ 社会信息 $ t: z9 g& f7 I/ w2 N) L/ H* U( t
" r5 Z( h- ?; y; r9 J; h v# Z- f
（4）、处理信息的过程 ( O5 V! X0 b% B
* l$ P8 p i X 信息的收集
, Y& J5 I0 v% { d9 A9 L: m2 \0 e* q1 r5 _
信息的加工 - G2 A5 |1 `- L' \
! ~* L! K& ?2 m l X6 Y. a 信息的传递 & i) O4 l+ M; p3 T* m
+ J% H W# M( b$ u9 z7 l 信息的反馈 # z! u1 X, [6 o9 o: a
9 n. i) d' n! h( b. d7 O5 [
信息的储存 0 {7 [& U' c, `, {
" }( W. b4 h% C& l& ~6 U 4、办理事务 " |% h6 k* j! r, s% e
( l" [ U$ p% Q （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
) z( t3 Y8 ~0 t7 Q! `/ A4 P& ~1 k0 [+ ^+ i( y
（2）、办理事务的特征 # ~; Z: v: O% a2 Q9 F
6 C- q% L# \) @ Y4 Z
综合性
* A m' f; a) f% ^2 d
& t% E. b5 @1 ^* ^* m r" Z 服务性 3 \' I: z( P# B1 P0 D8 X7 y8 @
) H' J# [1 _' [) T% }5 W
繁琐性 + H! N' J. e: w
5 `: d* [" ?( O% E7 p1 D# M
突击性 . S7 [5 I J* |; F# H
7 d4 v5 N/ o$ z @! @3 d! b
（3）、办理事务的原则
4 s" g p2 D$ A+ l U- B; e& {
, |4 _. C; {: t 被动中求主动 . }# j6 R0 T) {5 L& ~$ a) \4 g. B' Y7 z
* Y$ Q( O( R# C0 ?/ \6 z
原则中求灵活
1 k) E0 c( r1 ^; ]: Y1 [. r6 R P: t, [1 X
繁杂中求规范 6 w& E; J7 ?7 x
( c. s7 R' d( Q4 D$ ` （4）、办理事务的程序
9 T( |7 O$ ], ^; G8 e+ F* J# k$ e% G0 j3 G- r% e
自然程序
1 r# S/ E0 k. v/ y4 g6 t1 V4 ^& w) W0 D
理论程序
* y3 |* i- o' V# R6 z' |# L
1 U/ k3 c2 n5 d# v2 n0 S# b 指令程序
6 f$ i+ D1 l1 n0 c8 g, {1 e
5 H* x7 ^; j3 a0 N/ z 法定程序
% [* ~5 L- i! N! R4 F. F5 M/ ~$ A8 M. v
技术程序 3 z, b0 \+ r1 ~5 {$ g& G* I5 y9 X
! c/ [6 C4 |1 w! d! R7 r 习惯程序 4 A7 a H! Q% l2 I
3 C( O k. h9 _3 Q) V
二、秘书的职责
( j2 y8 B8 d; w6 j5 w* ~% ~3 z* @/ q 大致也有以下11个方面：
9 ^3 a& J: ?3 b% ]+ f% Z( ~8 w1 P& Z# [
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
4 O7 W" i& N: F5 n' S# B
' T' F0 ^. w2 Z; E& a$ L6 f" \ 接待事务（来访接待、安排服务等）
+ l j& i* |9 V9 o9 G m; O6 I$ S |. [% c% A
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
9 r. z4 w( I$ E
: k0 ^* i, ?$ _% ~# @6 N' f 行政事务
6 D$ \* r7 e3 C& _
2 A- j" x, q+ o 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
9 e* [8 w2 {! Y0 I5 }- _" @- t! I1 ^: q N1 g
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
. n5 K$ }7 Z7 ~& q# ~4 G1 r2 \2 m
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
5 p! P) D. R+ F- Y- { M3 b- |% g1 l- b |) F& V
写作事务（各种文体的写作） * a1 n) \" [' @: V# ?" G
I9 J0 C0 K I& d 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ' p2 _% t* f9 H) Z% O l5 u+ c% O
4 {3 t" a u. n
督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
0 W' V( a0 y) j C2 ]! _
/ }; J+ f% `% U; Q+ s7 f# K, r0 A 其他领导临时交办的任务 |
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