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( D* R+ V- c$ _8 ^& B 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
9 {3 f+ Z# C% t 做会议记录，写着写着笔没水了； 2 u3 p& n/ H- j
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 1 X/ M5 a- y* n7 u! z5 R0 ~. P
用胶水时，找不到刷子； 2 V, E; G2 u0 \- T
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 4 [8 ]! W$ w- E, C
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
; b' w9 c' Z0 n1 K8 R% ? 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
; y( b# i. X: W8 a+ n( t6 Y 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
$ h% d: T$ z8 Q0 u% ~# C2 W& S4 `: X7 i 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 % x2 _. x& i% O1 A6 |/ B
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! A" B$ |# P, A. f
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
' h' {! e) o$ j 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
" ]' k( Q2 m' ]% }+ n4 X 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 & _ t" m( Q) v$ X! ~9 g$ ~- t4 x
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
9 s8 p ~' h3 ~$ F! M$ r 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
+ o2 y; K1 A- N1 L 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 m! _* h! \' W! c9 `
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 0 R8 y+ u5 [ R- O1 Y
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # v, o% ?3 }% r, V% F0 m
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 3 N: P+ b2 v; Q6 g* ?" W6 h. L
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
8 ?) ?5 j6 i# s# a 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 + O, z- G7 U8 k& g$ n! i
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 & }+ G1 B4 T( F+ B
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
$ A5 w9 f. z1 L1 K0 w. X$ Q9 d 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 1 W, B% V6 d! ]5 X' ]
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 v/ ]6 C' |* p& }4 t6 @
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
5 R1 @4 ]+ h) j8 _6 @: X 9、与本职工作有关的表格。
- \1 X' r& B/ [+ B6 `5 l. P 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 ' K5 A( I% c4 Z: @
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